Datenschutzerklärung

Stand: August 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

dedimax solutions GmbH
Wieseneck 32
17192 Waren (Müritz)
Deutschland

Telefon: +49 3991 404040
E-Mail: info@mailbackup.io

2. Überblick

mailbackup.io ist ein Dienst zur Sicherung (Backup) von E-Mail-Postfächern und Kontakten für Geschäftskunden. Diese Datenschutzerklärung unterscheidet drei Verarbeitungskontexte:

1. Besuch der Website — wir sind Verantwortlicher.
2. Kundenkonto und Vertragsabwicklung — wir sind Verantwortlicher.
3. Inhalte der gesicherten Postfächer — hier verarbeiten wir Daten ausschließlich im Auftrag unserer Kunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher für diese Daten ist der jeweilige Kunde; Grundlage ist der mit dem Kunden geschlossene Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

Sämtliche Speicherung und Verarbeitung erfolgt auf Servern in der Europäischen Union.

3. Besuch der Website

3.1 Server-Logdateien

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Server automatisch: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, Referrer-URL, verwendeter Browser und Betriebssystem sowie den HTTP-Statuscode. Diese Daten dienen der Sicherstellung des Betriebs, der Fehleranalyse und der Abwehr von Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Logdaten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, sofern sie nicht zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

3.2 Cookies und Speicherung auf Ihrem Endgerät

Auf der Website mailbackup.io setzen wir keine Cookies. Sie enthält auch keine Zählpixel, keine Analyse- oder Marketingwerkzeuge und lädt keinerlei Ressourcen von Dritten; auch Schriftarten liefern wir von unseren eigenen Servern aus. Eine Einwilligungsabfrage (Cookie-Banner) ist deshalb nicht erforderlich.

Ein einziger Wert wird im lokalen Speicher (Local Storage) Ihres Browsers abgelegt: die von Ihnen über die Sprachumschaltung gewählte Sprache (Schlüssel mailbackup.lang, Wert de oder en). Er wird nur dann gespeichert, wenn Sie die Sprache selbst umschalten. Er dient allein dazu, Ihnen die Startseite bei einem späteren Besuch in der von Ihnen gewählten Sprache anzuzeigen, und wird zu keinem Zeitpunkt an uns oder an Dritte übermittelt. Da es sich um eine von Ihnen ausdrücklich gewünschte Funktion handelt, ist die Speicherung nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG einwilligungsfrei. Sie können den Wert jederzeit über die Speicherverwaltung Ihres Browsers löschen; die Website funktioniert auch ohne ihn uneingeschränkt.

Ausschließlich in der Anwendung unter app.mailbackup.io setzen wir zwei technisch notwendige Cookies: ein Sitzungs-Cookie zur Anmeldung am Kundenkonto sowie ein Cookie zum Schutz vor Cross-Site-Request-Forgery (CSRF). Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies setzen wir auch dort nicht ein.

3.3 Kontaktformular und Kontaktaufnahme

Über das Kontaktformular auf mailbackup.io verarbeiten wir die von Ihnen dort eingegebenen Angaben: Name, E-Mail-Adresse, Ihre Nachricht sowie die Sprache der Seite, von der die Nachricht abgesendet wurde. Diese Angaben werden nicht in einer Datenbank gespeichert, sondern unmittelbar als E-Mail an unsere Support-Adresse zugestellt und dort wie jede andere eingehende Anfrage bearbeitet.

Zusätzlich verarbeiten wir beim Absenden die IP-Adresse, um die Zahl der Übermittlungen je Absender zu begrenzen (Missbrauchsschutz). Das Formular verwendet zu diesem Zweck ein verstecktes Feld („Honeypot”) anstelle eines Captchas; ein Dienst Dritter wird dabei nicht eingebunden.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen und am Schutz vor missbräuchlicher Nutzung des Formulars). Ihre Anfrage und unsere Antwort bewahren wir auf, solange dies zur Bearbeitung erforderlich ist und gesetzliche Aufbewahrungspflichten es verlangen; im Übrigen löschen wir die Korrespondenz, wenn der Vorgang abgeschlossen ist und keine Rückfragen mehr zu erwarten sind.

4. Kundenkonto und Vertragsabwicklung

4.1 Kundenkonto und Registrierung

Bei Einrichtung eines Kundenkontos verarbeiten wir: Firmenname, Name und E-Mail-Adresse der benannten Nutzer, Passwort (als Hash gespeichert) bzw. Passkey-Daten, die gewählte Sprache, den Zeitpunkt der Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung sowie Protokolldaten zu sicherheitsrelevanten Ereignissen (z. B. Anmeldungen). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung); für den Zustimmungszeitpunkt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Nachweispflicht).

Erfolgt die Einrichtung des Kontos über eine Registrierung auf der Website, verarbeiten wir die dabei angegebenen Daten zunächst nur vorläufig, bis Sie den an Ihre E-Mail-Adresse versandten Aktivierungslink bestätigen. Ein Kundenkonto entsteht erst mit dieser Bestätigung. Nicht bestätigte Registrierungen löschen wir nach wenigen Tagen vollständig.

4.2 Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über die Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, Irland („Stripe”). An Stripe werden die für die Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten übermittelt (Firmenname, E-Mail-Adresse, Zahlungsdaten, Rechnungsbeträge). Stripe kann Daten an die Stripe, Inc. in den USA übermitteln; die Übermittlung ist durch die Zertifizierung von Stripe unter dem EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln abgesichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Details: https://stripe.com/de/privacy.

4.3 Transaktions-E-Mails

System-E-Mails (Einladungen, Passwort-Zurücksetzung, Störungs- und Ablaufbenachrichtigungen) versenden wir über eigene, von uns selbst betriebene Mailserver in der Europäischen Union; ein externer Versanddienstleister kommt dabei nicht zum Einsatz. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4.4 Rechnungs- und Vertragsdaten

Rechnungs- und Buchungsdaten bewahren wir nach Maßgabe der handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB) bis zu zehn Jahre auf. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Verarbeitung der gesicherten Postfachdaten (Auftragsverarbeitung)

Kern des Dienstes ist die Sicherung von E-Mail-Postfächern und Kontakten unserer Kunden. Dabei verarbeiten wir sämtliche Inhalte der angebundenen Postfächer: E-Mail-Nachrichten einschließlich Anhängen, Metadaten (Absender, Empfänger, Betreff, Zeitstempel, Ordnerstruktur) sowie Kontaktdaten.

Für diese Daten sind wir Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO; Verantwortlicher ist der jeweilige Kunde. Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung, die Pflichten der Parteien sowie die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag, den wir mit jedem Kunden schließen.

Zur Erschließung gescannter Dokumente für die Suche setzen wir eine Texterkennung (OCR) ein; dabei werden einzelne Dateianhänge an die neuraforce GmbH, Dora-Koch-Stetter-Weg 22, 18055 Rostock, als Unterauftragsverarbeiter mit Verarbeitung in der EU übermittelt.

Betroffene, deren Daten in gesicherten Postfächern enthalten sind, wenden sich zur Ausübung ihrer Rechte an den jeweiligen Kunden als Verantwortlichen. Wir unterstützen unsere Kunden bei der Beantwortung solcher Anfragen im Rahmen des AVV.

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

Eine Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte darüber hinaus findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

7. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, insbesondere: Transportverschlüsselung (TLS) für sämtliche Verbindungen, Verschlüsselung aller Datenträger mit Kundendaten (verschlüsselte Dateisysteme), verschlüsselte Speicherung von Zugangsdaten und Zertifikaten, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Protokollierung administrativer Zugriffe sowie verschlüsselte, georedundante Datensicherungen innerhalb der EU.

8. Speicherdauer

Gesicherte Postfachdaten speichern wir, solange das Kundenkonto besteht. Maßgeblich ist die Beendigung der Kundenbeziehung, nicht das Ende eines kostenpflichtigen Abonnements: Beendet ein Kunde sein Abonnement, so bleibt das Konto mit sämtlichen bereits gesicherten Daten bestehen, es wird lediglich für betroffene Postfächer keine weitere Sicherung mehr erstellt. Gelöscht wird auf diesem Weg nichts.

Erst wenn der Kunde sein Konto schließt oder der Vertrag anderweitig endet, stellen wir die Daten nach Maßgabe des AVV zum Export bereit und löschen sie anschließend einschließlich der Sicherungskopien. Kontodaten löschen wir zum selben Zeitpunkt, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Für Server-Logdaten gilt Ziffer 3.1, für Kontaktanfragen Ziffer 3.3, für Rechnungsdaten Ziffer 4.4.

9. Ihre Rechte

Ihnen stehen als betroffene Person folgende Rechte zu, soweit wir Verantwortlicher der jeweiligen Verarbeitung sind:

• Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@mailbackup.io. Daneben besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO); für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Mecklenburg-Vorpommern, Werderstraße 74a, 19055 Schwerin.

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.